Datenschutzordnung

Präambel

Der Kleingärtnerverein Auf der Wenge e. V., Herne (im Folgenden „der Verein“ genannt) verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation der Fachberatung, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

§ 1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, von Mitgliedern der Mitgliedsvereine und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt.
In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Jede dieser Tätigkeiten wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten erfasst.
2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder:
   • Vorname
   • Nachname
   • Geschlecht
   • Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort)
   • Geburtsdatum
   • Datum des Vereinsbeitritts
   • Bankverbindung
   • Telefonnummern und E-Mail-Adressen
   • Funktion im Verein
3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zum Stadtverband der Gartenfreunde Herne-Wanne e.V., Herne werden personenbezogene Daten der Vereinsmitglieder an diesen weitergeleitet, soweit diese die Verbandszeitschrift „Der Gartenfreund“ beziehen, an einer Gruppenversicherung teilnehmen, sich zu einer der Veranstaltungen des Landesverbandes / der Landesschule anmelden oder eine Funktion im Verein innehaben. Übermittelte Daten:
   • Vorname
   • Name
   • Anschrift
   • ggf. Telefonnummern und E-Mail-Adressen
   • Bankverbindung
   • Funktion im Verein

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben (Name, Vereinszugehörigkeit, Funktion).
2. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
3. Auf der Internetseite des Verbands werden die Daten der Mitglieder des Vorstands (Vorname, Nachname, Funktion, Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer) veröffentlicht.

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB.
Funktional ist die Aufgabe der/dem Vorsitzenden zugeordnet.
Sie/er stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Sie/er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Referenten) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

§ 6 Kommunikation per E-Mail

1. Richtet der Verein für die Kommunikation per E-Mail einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, ist dieser im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen.
2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „BCC“ zu versenden.

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben, sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§ 8 Datenschutzbeauftragter

Da im Verein in der Regel weniger als 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein keinen Datenschutzbeauftragten zu benennen.

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

1. Wenn der Verein einen zentralen Auftritt für den Gesamtverein unterhält, obliegt die Einrichtung und Unterhaltung einer vom Vorstand zu benennenden Person. Änderungen dürfen ausschließlich durch diese Person und den Administrator vorgenommen werden.
2. Die für den Internetauftritt verantwortliche Person ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder weitergabe ist untersagt.
2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

§ 11 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Vorstand des Vereins am 25.05.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins / mit Aushang / mit Bekanntgabe auf der Mitgliederversammlung in Kraft.